Cet article est un retour d’expérience sur la digitalisation d’une boulangerie avec Odoo, avec un focus sur les défis rencontrés et les bonnes pratiques pour éviter les pièges courants.
Entre 2021 et 2022, nous avons eu l’opportunité d’implémenter Odoo dans une boulangerie à Yaoundé, une expérience riche en enseignements qui illustre parfaitement l’impact d’un ERP bien intégré sur la gestion d’une PME.
Le contexte : pourquoi cette boulangerie avait besoin d’un ERP ? Quels étaient ses défis ?
Je m’en souviens comme si c’était hier. J’étais sur mon ordinateur en train de terminer ma journée de travail lorsqu’à 16h30, mon téléphone a sonné. À l’autre bout du fil, un homme se présenta comme le directeur général d’une boulangerie à Yaoundé. Il m’expliqua qu’il avait obtenu mon contact grâce à une recommandation et qu’il souhaitait mieux digitaliser son entreprise et remplacer leur logiciel actuel.
Il m’a expliqué q’après plusieurs recherches sur Google, il avait identifié Odoo comme la solution idéale pour gérer ses points de vente, la comptabilité et les inventaires. Il était très enthousiaste: pour avancer rapidement, il m’envoya un document détaillant les fonctionnalités nécessaires :
- Paie et RH
- Gestion des achats et ventes
- Point de vente
- Gestion du stock et production
- Gestion de la qualité
- Site web
- Gestion comptable et des immobilisations
Sa boulangerie disposait de deux entrepôts de stockage (9 emplacements) et un entrepôt de transit (2 emplacements). L’objectif était qu’en adoptant Odoo, il espérait mieux contrôler les opérations, de l’achat à la vente, en passant par la production, tout en optimisant le suivi des flux de trésorerie.
À la fin de notre conversation, nous avons convenu que je lui enverrais un devis et un calendrier de travail.
Le devis et le calendrier de travail
Dès le lendemain, je me suis lancé dans la préparation du devis et du calendrier détaillé.
Le devis couvrait l’implémentation, la formation et l’accompagnement. Nous avons convenu d’utiliser leur serveur local, ce qui évitait les coûts d’hébergement en ligne pour le moment. Un prestataire se chargeait de la maintenance du serveur installé dans les locaux de la boulangerie.
Après les négociations, nous avons trouvé un terrain d’entente sur un montant forfaitaire, et un protocole d’accord a été signé.
Le calendrier de travail était fixé à six mois, répartis en trois grands axes :
Premier axe : Installation, configuration et formation à la prise en main.
Cette première phase, prévue sur quatre semaines, consistait à installer Odoo Community et à effectuer les configurations de base. Aucune personnalisation n’était prévue à ce stade : l’objectif était d’exploiter les fonctionnalités standards afin que l’équipe puisse se familiariser avec l’outil avant toute adaptation spécifique.
Deuxième axe: La migration des données.
Dès la deuxième semaine d’implémentation, nous avons commencé à importer les données de base telles que les produits, clients et fournisseurs.
Cette migration devrait être faite progressivement et ce, jusqu’à la fin du projet. Celà permettait d’importer les données en fonction de la mise en production de chaque module, afin d’assurer une intégration simple et incrémentale.
Troisième phase: les développements spécifiques
Cette phase devrait débuter à la onzième semaine du projet pour s’achever jusqu’à la fin. Elle était entièrement dédiée à la personnalisation d’Odoo et à l’ajout de nouveaux modules, selon une approche agile et incrémentale pour permettre l’adaptation des fonctionnalités en fonction des besoins identifiés en cours de route.
La majorité des personnalisations reposaient sur les modules OCA (Odoo Community Association), mais lorsque cela s’avérait insuffisant, on envisagait des développements spécifiques sur mesure.
Cependant, dès les premières étapes de l’implémentation, nous avons rencontré des problèmes majeurs qui ont rapidement remis en question cette approche.
L’implémentation : quels modules Odoo ont été utilisés ? Comment la transition s’est passée ?
L’installation
Logiquement, l’installation d’Odoo a été la première étape après la signature du protocole d’accord. Je me suis déplacé de Douala à Yaoundé avec mon co-fondateur pour rencontrer le DG de la boulangerie. Après avoir signé les documents, nous avons reçu une avance sur prestation et avons lancé les travaux.
Dès le lendemain, j’ai procédé à l’installation d’Odoo Community sous Docker. Cependant, plusieurs défis sont rapidement apparus comme les problèmes de connexion Internet pour télécharger et construire l’image, et la nécessité de mettre en place deux environnements distincts :
- Un environnement de test pour les formations et les tests.
- Un environnement de production, destiné aux opérations réelles.
À ce stade, j’ai proposé d’héberger la production sur un serveur en ligne, ce qui me permettrait d’intervenir à distance, n’étant pas basé à Yaoundé.
💡 Leçon apprise
Lorsque vous implémentez un ERP ou tout autre logiciel, assurez-vous d’avoir au moins deux environnements accessibles à distance. Cela permet à l’équipe technique d’intervenir rapidement en cas de problème.
Ensuite, nous sommes passés à l’installation des modules fonctionnels.
La vente et les achats
Après avoir configuré les modules de base (syscohada, contacts, produits, vente et achats), nous avons importé l’ensemble des produits à partir d’un fichier Excel, préparé sous notre supervision. Nous avons ensuite dispensé les premières formations aux employés.
Très vite, nous avons constaté des différences de compréhension parmi les participants :
- Certains assimilaient facilement les concepts,
- D’autres étaient complètement perdus puisque cela ne concernait pas directement leur métier,
- Quelques-uns posaient des questions hors sujet, ce qui ralentissait la session.
Face à cette situation, nous avons décidé de revoir notre approche pour les prochains modules. Les employés seraient désormais formés par métier, afin de cibler les compétences essentielles. Un seul employé, notre point de contact et responsable opérationnel, suivrait l’ensemble des formations pour nous accompagner en cas de besoin.
💡Leçon apprise
Ne formez pas toutes vos équipes en même temps. Ciblez uniquement les personnes concernées pour gagner du temps et éviter les distractions. Il est cependant essentiel de structurer les équipes en amont afin de mieux les préparer au changement. Désignez un point focal qui maîtrise l’ensemble des processus de l’entreprise pour faciliter le travail.
Inventaire, points de vente et production
Une vérité nous est apparue en pleine figure : les processus de la boulangerie étant tous interdépendants, il était impossible d’utiliser deux logiciels simultanément : Odoo pour les achats et inventaires, et leur logiciel actuel pour le point de vente.
Face à l’enthousiasme de la boulangerie et aux contraintes opérationnelles évoquées plus haut, nous avons été contraints de tout lancer en même temps : stock, production, point de vente et comptabilité. Après tout, il ne s’agissait "que" de configurer Odoo… du moins en théorie.
Cependant, avec notre effectif réduit, nous ne pouvions pas former les employés, gérer l’implémentation et assurer le suivi en parallèle. Pour pallier à ce problème, nous avons recruté un Expert fonctionnel Odoo basé à Yaoundé qui nous a été d’une très grande aide. Son rôle ?
- Former les employés,
- Configurer Odoo,
- Nous faire parvenir les retours et préoccupations de la boulangerie.
De notre côté, nous nous sommes concentrés sur les aspects techniques en fonction des retours du terrain. Un groupe WhatsApp a été créé pour faciliter le support et l’assistance.
💡 Leçon apprise
Lors d’une implémentation Odoo, assurez-vous toujours d’avoir un Expert fonctionnel qui maîtrise l’ensemble du logiciel. Mettez l’accent sur les fonctionnalités standard et mettez en place un système d’assistance efficace. Cela facilite l’implémentation, la conduite du changement et encourage les employés à adopter le nouvel outil avec plus de sérénité.
Les ventes et le stock négatif
Par défaut, Odoo accepte les ventes en stock négatif, ce qui a rapidement posé problème à la boulangerie. Au niveau du point de vente, rien n’indiquait aux vendeurs que le produit X était en rupture de stock. Par conséquent, ils continuaient à vendre des produits inexistants en inventaire.
Pour corriger cela, nous avons installé le module OCA stock_no_negative. Cependant, un nouveau problème est apparu :
- Certains produits, dont la quantité était pourtant positive, étaient automatiquement réservés pour compenser le stock négatif.
- Cette gestion erronée des réservations rendait le système complexe, instable et stressait les employés et le responsable opérationnel de la boulangerie, qui voyait des stocks disparaître de façon incohérente.
Finalement, après plusieurs ajustements et astuces, nous avons résolu le problème et stabilisé la gestion des réservations mais ce problème très bien connu revenait très rarement
💡 Leçon apprise
Avant de lancer un point de vente, testez minutieusement l’expérience utilisateur. Identifiez et corrigez les frictions en amont pour éviter les mauvaises surprises. Un système mal configuré peut générer des erreurs coûteuses et du stress chez les employés.
La production
Cette partie a été la plus complexe pour moi.
Nous avons configuré le module MRP et préparé les nomenclatures, mais il y avait une difficulté majeure dont on était pas au courant dès le début : il fallait qu’à partir d’un sac de farine de 50 kg, on puisse produire différents types de pains et gâteaux.
Et là, je ne voyais pas comment c’était possible : les configurations standard que nous avons faites étaient pour qu’un sac de farine précis soit utilisé pour fabriquer un seul type produit. Il fallait développer cette partie et je n’ai pas pu le faire.
Je n’avais pas trouvé de solution, et au même moment, j’ai dû faire un déplacement professionnel. Avec mon absence et mon indisponibilité, notre petite équipe n’arrivait plus à tenir le coup. Ça a ajouté encore plus de frictions et d’insatisfaction, en plus du problème de réservation qui posait déjà souci.
Finalement, on a été obligé de rompre notre collaboration avec cette boulangerie, qui a trouvé un autre prestataire avec qui ils collaborent aujourd’hui.
💡 Leçon apprise
Dès le départ, assurez-vous d’avoir toutes les informations et besoins des métiers critiques. Ce sont ces détails qui peuvent bloquer une implémentation Odoo. Il faut bien analyser ces contraintes et y consacrer plus de temps de travail pour trouver les bonnes solutions.
En fin
Malgré notre échec, la boulangerie a quand même réussi à tirer profit d’Odoo. Elle a pu centraliser ses opérations, mieux suivre son stock et réduire les erreurs humaines. Certaines tâches comme la fermeture de caisse et la passation des commandes sont désormais plus rapides. La production de pain, qui reposait sur des registres manuels, est maintenant digitalisée.
Odoo reste une excellente alternative pour les PME qui veulent se digitaliser à moindre coût, à condition d’anticiper les défis et de bien préparer l’implémentation.
